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Checkliste für die Zeugnissaison

Basisdaten

Fächer:

  • Alle Fächer, die im Zeugnis erscheinen können, müssen eine Zeugnisreihenfolge besitzen. Sie überprüfen das am besten, indem sie in Basisdaten -> Fächer -> Anzeigen nach der Spalte Reihenfsortieren.

(Wenn Sie den Mauszeiger oben über die Spaltenbezeichnung halten erscheint rechts neben der Bezeichnung ein kleiner Pfeil. Wenn Sie diesen klicken, wird die Liste entsprechend sortiert.) Wenn sie ein Fach editieren, können Sie dessen Reihenfolge im Zeugnis in das Feld Reihenfolge im Zeugnis eintragen.

  • Fächer für die Zeugniseinträge geschrieben werden sollen müssen unbedingt in der Spalte Zeugnis ein Häkchen enthalten. Wenn für das Fach auch einen Noteneintrag möglich sein soll, dann muss in der Spalte Note auch ein Häkchen gesetzt werden. Beide Häkchen bedeuten nur, dass ein Texteintrag bzw. Noteneintrag MÖGLICH ist.
  • Zwischen der Spalte Umbruch und der Spalte Farbe befinden sich mehrere Spalten, die die Fächer in sogenannte Zeugnisgruppen unterteilen. Hier werden Fächer unterschieden, die im Zeugnisdruck in unterschiedlichen Kategorien erscheinen sollen. Zum Beispiel Unterricht des KlassenlehrersFachunterrichtGutachten. In manchen Schulen heißen diese Spalten einfach ZG1ZG2 etc. Wenn sie seit der letzten Zeugnis-Saison neue Fächer hinzugefügt haben, müssen Sie hier eventuell Häkchen nachtragen. Orientieren Sie sich dabei an den bestehenden Fächern. Im schlimmsten Fall kann ein fehlendes Häkchen dazu führen, dass eine eingetragene Zeugnisbeurteilung im Zeugnis nicht gedruckt wird.

Klassen:

  • Wichtig ist hier, dass jede Klasse, für die Zeugnisse geschrieben werden sollen, in der Spalte Zeugnisein Häkchen hat. Außerdem müssen Klassen, für die Noten vergeben werden können sollen, eine entsprechende Notenskala zugewiesen bekommen. Wenn die Noteneingabe in einer Klasse Pflicht ist (also zu jeder Textbeurteilung auch unbedingt eine Notenbeurteilung vergeben werden muss), dann setzen Sie das Häkchen in der Spalte Pflicht
  • Achtung: wenn für ein Zeugnis bereits Beurteilungen eingetragen wurden, darf die Verknüpfung der Klasse mit dem Zeugnis (eines der drei Felder Zeugnisse in der Klasse) nicht mehr geändert werden.

Zuordnungen:

  • Wenn mehrere Kollegen in der gleichen Klasse das gleiche Fach unterrichten, dann müssen wir folgende zwei Fälle unterscheiden:
    1. die Lehrer unterrichten unterschiedliche Schüler. Es gibt also eine Unterteilung der Klasse. In diesem Fall ist es wichtig, dass jeder Lehrer eine eigene Zuordnung hat. Also nicht eine Zuordnung mit allen Lehrern sondern unterschiedliche Zuordnungen mit je einem Lehrer. Religion ist meistens so ein Fall.
    2. die Lehrer unterrichten die Schüler gemeinsam. Wenn die Lehrer auch gemeinsam den Zeugnistext schreiben sollen und anschließend im Zeugnisdruck auch gemeinsam unter der Beurteilung genannt werden sollen, dann muss es eine Zuordnung mit den teilnehmenden Lehrern geben und nicht mehrere Einzelzuordnungen.
  • Wenn in einer Klasse ein Lehrer in einem Fach zweimal eingetragen wurde in unterschiedlichen Zuordnungen (zum Beispiel Deutsch Fachunterricht und Deutsch Epoche), dann ist es wichtig, dass nur eine der Zuordnungen auch zu einem Zeugniseintrag führt. Deshalb sollte auch nur bei einer Zuordnung das Häkchen „hat Zeugniseintrag“ gesetzt sein. Ausnahme: wenn wirklich 2 getrennte Beurteilungen vom selben Lehrer in diesem Fach in dieser Klasse erstellt werden sollen.
  • Sie haben übrigens in Basisdaten -> Zuordnung -> Experteneinstellungen die Möglichkeit sich einen guten Überblick über alle Zuordnungen eines Lehrers oder einer Klasse zu verschaffen.
  • Bitte machen Sie dort zuerst im linken Block eine oder mehrere Einschränkungen (Fach, Epochenschiene, Klasse etc.). Setzen Sie erst danach ein oder mehrere Häkchen im rechten Feld. Das Feld „maximale Anzahl“ beschränkt die Anzahl der Treffer und kann Werte im Bereich von 0-31 enthalten. Der Wert 0 führt dazu, dass alle Treffer angezeigt werden.
  • Sehr hilfreich sind übrigens die PDF in Basisdaten -> Drucken -> Listen. Sie können dort eine Übersicht aller Zuordnungen als PDF erstellen und ausdrucken. Das ist sehr praktisch, um das Ergebnis den Klassenlehrern (Zuordnung-Klassen) oder Fachlehrern (Zuordnung-Lehrer) noch mal zur Kontrolle ins Fach zu legen und korrigieren zu lassen. (W) bedeutet in dieser Übersicht, dass es sich um ein Wahlfach handelt und die Schüler einzeln zugeordnet werden müssen. Wenn eine Zuordnung in dieser Übersicht in der Spalte „Zeugnis“ keine Fachbezeichnung hat, so bedeutet das, dass diese Zuordnung nicht zu einem Zeugniseintrag führen wird.

Schüler

Wahlfachzuordnungen und Gruppenzuordnungen:

  • Wenn ein Lehrer nicht für alle Schüler eine Beurteilung schreiben soll, so gibt es die Möglichkeit in den Zuordnungen entweder Gruppen zu verwenden oder das Häkchen Schüler einzeln zuordnen zu setzen. Wenn sie dies getan haben müssen sie in Schüler -> Gruppen/Wahlkurs die Wahlfachzuordnung und die Gruppenzuordnung vornehmen. Wenn Sie noch keine Schüler zugeordnet haben, kann auch für keine Schüler eine Beurteilung geschrieben werden. Diese Zuordnung kann übrigens auch der Klassenbetreuer eintragen.
  • Verschaffen Sie sich hier unbedingt einen Überblick in Schüler -> PDF-Druck -> Listen -> Gruppenzuordnung und Schüler -> PDF-Druck -> Listen -> Wahlfachzuordnung. Diese PDF können Sie auch wieder ausdrucken und den Klassenbetreuern oder Fachlehrern zur Korrektur ins Fach legen.

Zeugniseintragen

Findet ein Lehrer keine Schüler vor, für die er Texte eintragen kann, kann das folgende Ursachen haben:

Wenn Schüler gesperrt sind (in Zeugnisse -> Korrektur -> Übersicht erscheinen Schlösschen und man kann keine Texte mehr eintragen oder editieren), aber nicht gesperrt sein sollen, dann gehen Sie bitte in den Zeugnisdruck. Dort finden Sie neben dem Button Originale den Button Freigeben. Haken Sie die gesperrten Schüler an und klicken Sie auf Freigeben. Wenn es mehrere Zeugnisse gibt (z.B. Zwischenzeugnis und Jahreszeugnis, machen Sie dies bitte für jedes Zeugnis bei diesen Schülern. Anschließend schauen Sie nochmal in Zeugnisse->Korrektur->Übersicht nach, ob die Schlösschen verschwunden sind. Manchmal dauert es wenige Minuten, bis die Schlösschen verschwunden sind.

Zeugnisdruck

Bevor sie Zeugnisse drucken machen Sie bitte noch folgende Kontrollen:

  • Erstellen Sie bitte frühzeitig in Zeugnisse -> Drucken -> Jahreszeugnis für einzelne Schüler Probedrucke/Korrekturdrucke. Überprüfen Sie in diesem Korrekturdruck, ob der Schülername, die Klasse, das Schuljahr, Geburtsort etc. an allen Stellen im Zeugnis richtig erscheinen. Denken Sie hier auch an den Unterschied zwischen Rufname und dem gesamten Vornamen.
  • Kontrollieren Sie, ob eingegebene Bemerkungen und Fehlzeiten des Schülers auch im Zeugnisdruck erscheinen (sofern diese für den Druck vorgesehen sind).
  • Wichtig: das Zeugnisdatum können Sie in Einstellungen -> Schuljahre eintragen. Achtung, es gibt hier 4 Felder für das Zeugnisdatum (Zeugnisdatum 1-4). Meistens wird nur das Feld Zeugnisdatum 1 benutzt. Wenn sie aber zu unterschiedlichen Terminen Zeugnisse ausgeben (z.B. für Zwischenzeugnisse), können entsprechend auch die anderen 3 Felder genutzt werden. Schauen Sie am besten nach, wie diese Felder in den letzten Schuljahren genutzt wurden.
  • Kontrollieren Sie, ob auch für alle Fächer, für die Beurteilungen geschrieben wurden, ein Eintrag im Druck erscheint.
  • In Zeugnisse -> Drucken -> Listen können Sie im Reiter „Übersicht“ eine klassenweise Übersicht erstellen, wie weit die jeweiligen Zeugniseinträge geschrieben, korrigiert und freigegeben wurden. (Ausdruck der Liste unter Korrektur -> Übersicht Jahreszeugnis)
  • In Zeugnisse -> Drucken -> Listen können Sie im Reiter Problemstellen eine Übersicht erstellen lassen, die Problemstellen in Zeugnistexten aufzeigt. Zum Beispiel falsch geschriebene Schülernamen oder Lehrer, die ihren eigenen Namen noch mal unter den Text geschrieben haben (was im Druck zu einer Doppelung führen würde).
  • In Zeugnisse -> Drucken -> Listen können Sie im Reiter Fehlende eine lehrerweise Übersicht erstellen, die alle fehlenden oder noch nicht korrigierten Zeugnisbeurteilungen auflistet. Diese können Sie ausdrucken und den Kollegen aushändigen.
  • Die Funktion Download->Sammel-PDF im Zeugnisdruck hat bei gemischten Zeugnissen mit A3-Mantelbogen und A4-Einlegeblättern eine Stolperfalle: Wenn es in einem Klassensatz sowohl Zeugnisse nur mit Mantelbogen (4 Seiten = nur Mantelbogen) als auch solche mit mehr als 4 Seiten (Mantelbogen plus Einlegeblätter) gibt, dann scheitert die Funktion "Sammel-PDF". Es erscheint dann beim Versuch, das Sammel-PDF zu erstellen eine nichtssagende Fehlermeldung. Sie können das Problem folgendermaßen umgehen: Haken Sie nur die Schüler an, die mehr als 4 Seiten bekommen haben und wählen Sie "Sammel-PDF". In diesem Fall wird es funktionieren. Anschließend geben Sie nur den Schülern Häkchen, die 4 Seiten haben und wählen "Sammel-PDF (nur A3)".