Schuljahr neu anlegen

Grundsätzliches 

 

Es gibt Bereiche in IPHIS, die in einem Schuljahr "leben" und andere, die unabhängig von einem Schuljahr existieren. Erstere müssen jedes Schuljahr neu angelegt werden. Dazu gehören KlassenGruppenZuordnungenSchülerZeugniseinträge (mit Ausnahme der Abschlussportfolioeinträge) und Stundenpläne. Diese müssen also neu angelegt werden. 

 

 

Schritt für Schritt 

 

Neues Schuljahr hinzufügen: 

Sehen Sie nach, ob in Einstellungen -> Schuljahre -> Anzeigen das neue Schuljahr bereits existiert. Wenn nicht, legen Sie es über "Hinzufügen" an. Beachten Sie, dass ein Schuljahr offiziell immer vom 01.08. bis zum 31.07. geht. Bei der Eingabe der Felder "Zeugnisdatum1" bis "Zeugnisdatum4" orientieren Sie sich am besten am vergangenen Schuljahr. Nachdem Sie das neue Schuljahr gespeichert haben, müssen Sie es links-oben auswählen und alle folgenden Schritte in diesem neuen Schuljahr vornehmen. 

 

Neues Schuljahr als "Standard" festlegen: 

Da zeugnisschreibende Lehrer das Schuljahr nicht wechseln dürfen, muss ein Standardschuljahr festgelegt werden, in dem diese eintragen sollen. Gehen Sie dazu in Einstellungen -> Einstellungen -> Config_Anzeigen und wählen Sie dort das neue Schuljahr. "Speichern" ist nicht nötig. 

 

Klassen anlegen: 

Orientieren Sie sich beim Anlegen der Klassen am besten an den Klassenattributen des vergangenen Schuljahres. Wechseln Sie also kurz in das vergangene Schuljahr und sehen Sie nach (Basisdaten -> Klassen -> Anzeigen), wie damals die Klassen angelegt waren: 

- Klassenbezeichnung: hieß es "Klasse 1" oder "1. Klasse"? 

- Klassenbuchstabe: wurde dieser groß oder klein geschrieben? Gab es eine Unterscheidung zwischen MR und Abi? 

- Zeugnis: Welches Zeugnis und welche Notenskala werden mit welcher Jahrgangsstufe verknüpft? 

 

Wenn Sie uns eine Nachricht schreiben oder anrufen, können wir für Sie die Klassen aus dem vergangenen Schuljahr in der Datenbank automatisch in das neue Schuljahr kopieren. Das Ergebnis müssten Sie dann noch einmal prüfen und z.B. Klassenbetreuerwechsel nachtragen. 

 

Zuordnungen eintragen: 

Es gibt viele Wege, die Zuordnungen systematisch einzutragen. Wichtig ist, dass Sie sich davor einen detaillierten Plan machen, welche Zuordnungen wie in IPHIS existieren müssen. Wir empfehlen dafür folgendes Vorgehen: 

1. Wenn neue Fächer hinzugekommen sind, traen Sie diese in Basisdaten -> Fächer -> Anzeigen ein. Orientieren Sie sich bei den Attributen der neuen Fächer immer an den bereits eingetragenen Fächern. Nicht gesetzte Häkchen können dazu führen, dass die Fächer in den Zuordnungen nicht auftauchen. Bei Epochenfächern müssen Sie zusätzlich in Basisdaten -> Zuordnungen -> Fachverknüpfungen die Fächer mit ihrer Epochenschiene verknüpfen. 

2. Neue Kollegen dürfen natürlich auch nicht fehlen. 

3. Erstellen Sie für das vergangene Schuljahr in Basisdaten -> Drucken -> Listen das PDF "Zuordnung-Fächer" und drucken Sie dieses aus. 

4. Vermerken Sie auf diesen Ausdrucken die Änderungen für das neue Schuljahr. Meistens bedeutet dies, dass die Klasse um einen Jahrgang erhöht wird. 

5. Tragen Sie auf Grundlage dieser Korrigierten Ausdrucke die Zuordnungen für das neue Schuljahr ein. Zur Erinnerung: das "KÜ" in den Zuordnungen ("Fachstunden KÜ", "Epochen KÜ") steht für "Klassenübergreifend". Bitte beachten Sie, dass klassenübergreifende Epochen einer Epochenschiene immer vor den nicht-klassenübergreifenden eingetragen werden müssen. Wenn es also z.B. eine klassenübergreifende Chorfahrt gibt, die als Klassenfahrt in den Epochenplan der Hauptunterrichtsschiene eingetragen werden soll, dann müssen Sie diese Zuordnung zuerst eintragen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie eine bestimmte Zuordnung eintragen sollen (weil z.B. ein Fach teilweise von zwei Lehrern unterrichtet wird, die sich im Wochenrhythmus abwechseln), ist es oft hilfreich, wenn Sie in das vergangene Schuljahr wechseln, um nachzusehen, wie es damals eingetragen wurde. 

6. Lassen Sie die eingetragenen Zuordnungen von den unterrichtenden Kollegen oder den Klassenbetreuern kontrollieren. Erstellen Sie dazu in Basisdaten -> Drucken -> Listen das PDF "Zuordnung-Lehrer" bzw. "Zuordnung-Klassen". Drucken Sie dieses aus und geben es an die entsprechenden Kollegen zur Korrektur. 

 

Wahlfachzuordnungen und Gruppenzuordnungen: 

- Wenn ein Lehrer nicht für alle Schüler eine Beurteilung schreiben soll, so gibt es die Möglichkeit in den Zuordnungen entweder Gruppen zu verwenden oder das Häkchen Schüler einzeln zuordnen zu setzen. Wenn sie dies getan haben müssen sie in Schüler -> Gruppen/Wahlkurs die Wahlfachzuordnung und die Gruppenzuordnung vornehmen. Wenn Sie noch keine Schüler zugeordnet haben, kann auch für keine Schüler eine Beurteilung geschrieben werden. Diese Zuordnung kann übrigens auch der Klassenbetreuer eintragen. 

- Verschaffen Sie sich hier unbedingt einen Überblick in Schüler -> PDF-Druck -> Listen -> Gruppenzuordnung und Schüler -> PDF-Druck -> Listen -> Wahlfachzuordnung. Diese PDF können Sie auch wieder ausdrucken und den Klassenbetreuern oder Fachlehrern zur Korrektur ins Fach legen.